一、项目合同审批、立项流程
(一)合同审批流程
1.项目负责人提交合同至科技处专项办。
若合同SM,项目负责人须为SM人员,同时确保学院提供涉密场所、配套的设备支持与培训;
若项目负责人为非M人员,需同时提交《厦门大学SM人员上岗保密审查审批表》、《厦门大学SM人员上岗保密教育培训记录表》、《厦门大学SM人员保密承诺书》、上岗必要性说明等人员DM材料等至科技处专项办;
2.科技处专项办项目管理员审核合同形式、经费预算等;
3.科技处知识产权办审核合同知识产权部分;
4.合同审核无误后,至科技处1122办公室盖合同章。
注:合同一般加盖合同章,若需公章,需另走线下审批流程(纸质公文送审稿+请示正文+盖公章的必要性说明,提交至科技处)。
专项办处理的纵向合同不在科技信息系统登记。
(二)项目立项流程
项目负责人将以下材料提交至科技处专项办登记备案,材料齐全方可立项:
1.《厦门大学纵向合同立项申请与审批表(专项项目)》;(一式三份,负责人签字,学院签字盖章)
2.项目合同原件及其相关附件;
(一式一份,需双方签字盖章)
(1)若项目SM,还需提交《厦门大学SM科研项目定密审批表》、《厦门大学SM人员上岗保密审查审批表》等材料;
(2)若项目合同无厦大部分经费预算,需另附经费预算页(负责人签字,学院盖章)。
二、预借票据、经费认领流程
(一)预借票据流程
1.填写《厦门大学预借票据申请表》(一式一份,项目负责人签字);
2.学院审核,盖章;
3.专项办审核并登记;
4.科研经费科审核后开具发票。
(二)经费认领流程
1.填写《科研经费认领审核表》,公开类项目需附上合同首页、盖章页、预算页扫描件等电子材料,非公开项目仅提供《科研经费认领审核表》电子版,邮件发送至学院科研秘书预审,科研秘书审核无误后邮件发送至专项纵向项目管理员邮箱;
2.专项办管理员审核通过后,将认领材料纸质档转给科研经费科;
3.经费科进行认领和划卡,项目负责人可以在财务处—财务信息门户—科研预算申报系统-综合查询经费认领和做卡情况;
4.项目负责人在科研预算申报系统中填写项目预算。学院科研秘书审核无误后提交至科技处专项办审批。
三、外协项目审批、项目结题结账流程
(一)外协项目(出账合同)审批流程
项目负责人将以下材料提交至科技处专项办:
1.外协项目合同及其附件原件(一式一份,需双方签字盖章);
2.受托单位营业执照复印件(一式一份,加盖公章);
3.《厦门大学科研项目出账合同审批表(线下项目)》(一式两份,项目负责人签字,学院盖章)至专项办项目管理员审核立项、备案;
4.若外协合同涉及国家MM,需附上受托单位保密资质证书复印件、《厦门大学涉密科研项目协作配套保密协议书》、《厦门大学涉密科研项目协作配套单位保密监督检查表》。
5.若原项目密级为MM及以上,外协合同不涉及国家秘密,需附《外协项目不涉密说明》(一式一份,项目负责人签字,学院盖章);
6.若外协合同经费≥100万元或者外协合同具有较大影响,学院应该组织科研外协论证审查,将审查结果及证明材料走纸质公文报送科技处专项办审批后,呈报分管校领导审批。详见《厦门大学科研外协管理暂行办法》。
(二)项目结题结账流程
填写《厦门大学纵向科研项目结题结账通知单》(一式一份,项目负责人签字,学院盖章)并附上结题证明材料(验收意见表等),提交至专项办,审核无误后再提交至科研经费科办理结余经费转卡。
四、现场办理地点及咨询电话
(一)科技处专项办
纵向项目管理 姜敏
地点:思明校区颂恩楼(主楼嘉庚三)11楼1122室
电话:0592-2187213
(二)知识产权办
专项项目合同审核 周林成
地点:思明校区颂恩楼(主楼嘉庚三)11楼1125室
电话:0592-2185806
邮件:lczhou@xmu.edu.cn
五、附件
相关附件在科技处网站首页-专项事务栏下载。
https://stinfo.xmu.edu.cn/zxsw_17870/list.htm